Vi ønsker også å minne om kravene til kjøpsdokumentasjon som er de samme som kravene til salgsdokumentasjon:

---

 

Krav til salgsdokumentasjon

Alle transaksjoner som kjøp, salg, lån osv skal dokumenteres. Dokumentasjonen er ofte papirdokumenter, fakturaer, kvitteringer o.l. Dokumentasjon skal være originalt papirbilag dersom det er utstedt et slikt dokument.

Salgsdokumentasjonen skal minst inneholde:

1.    nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen

2.    angivelse av partene

(selger: navn + org.nr + evt MVA hvis registrert i merverdiavgiftsmanntallet)

(kjøper: navn + adresse eller org.nr)

3.    ytelsens art og mengde

4.    tidspunkt og sted for levering av ytelsen

5.    vederlag og betalingsforfall

6.    eventuelle avgifter knyttet til transaksjonen

 

Ved kontantsalg til forbruker er det i forhold til punkt 2 ikke nødvendig for selger å angi hvem som er kjøper, forutsatt at beløpet er under kr 40.000 inkl mva.

Selgers navn og organisasjonsnummer skal fremgå av dokumentasjonen. Når selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA. I tillegg skal det påføres Foretaksregisteret for de som er registrert i foretaksregisteret (gjelder de fleste).

Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, samt salg som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven om avgiftspliktig omsetning mv, skal fremgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder dersom avgiftspliktig omsetning avgiftsberegnes etter forskjellige satser.

 

Salgsdokumentasjonen skal utstedes senest en måned etter levering. Leveranser som faktureres månedlig kan faktureres innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden. Tjenester som leveres løpende skal faktureres senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftsterminen.

 

 

Krav til kjøpsdokumentasjon

 

Som kjøper er du i utgangspunktet avhengig av den dokumentasjon som mottas fra selger. Du er likevel gitt et selvstendig ansvar for å se til at kjøpsdokumentasjonen inneholder tilstrekkelige opplysninger. Dette er viktig for å få skattemessig fradrag for kostnaden og fradragsrett for den inngående merverdiavgiften.

 

Kjøpsdokumentasjonen skal inneholde det samme som salgsdokumentasjonen, jf oversikten i kapittel 5 over. Dersom kjøpsdokumentasjonen du mottar er uriktig eller mangelfull, må du som kjøper kreve at selger utsteder ny dokumentasjon. Hvis dette likevel ikke lar seg gjøre, f eks ved kjøp i utlandet, må du selv sannsynliggjøre at utgiften er en reell kostnad for virksomheten.

 

Ved småinnkjøp under kr 1.000 fra detaljist behøver du ikke få notert navnet på virksomheten din. I så fall må du påføre formålet eller bruksområdet for varene eller tjenestene. Dokumentasjonen må dessuten dateres og signeres. En god regel kan derfor være å alltid sørge for at selger påfører kjøpers navn, samt stempler og signerer dokumentasjonen. Se for øvrig tabellen nedenfor som oppsummerer kravet til angivelse av kjøper på dokumentasjon av kontantsalg og –kjøp:

 

	Kontante kjøp ved utlegg fra ansatte	Kontante kjøp for videresalg eller direkte bruk i produksjon eller tjenesteleveranse	Øvrige kontantkjøp
Kjøper må angis på selgers dokumentasjon	Nei	Ja	Ja, for kjøp over kr 40.000 inkl mva
Kjøper må angis på kjøpers dokumentasjon	Nei	Ja *)	Ja, for kjøp over kr 1.000 inkl mva *)
Formål eller bruksområdet må påføres kjøps-dokumentasjonen	Ja, av utleggsoppstillingen	Nei	Ja, for kjøp under kr 1.000 inkl mva **)
Kontantkjøpene må fremgå av utleggsoppstilling i tillegg til ordinær kjøpsdokumentasjon	Ja	Nei	Nei

 

*) Angivelsen av kjøper må påføres av selger.

**) Formålet/bruksområdet påføres av kjøper selv, herunder dateres og signeres.

 

Husk for øvrig at selger alltid plikter å angi kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om det. I slike tilfeller skal selger signere og stemple dokumentasjonen.

 

Husk også kravet om å betale via bank for å opprettholde skatte- og avgiftsmessige fradragsrett når kostnaden blir høyere enn kr 10 000, jf kapittel 2 nr 7 over.

 

 

Reise- og bevertningsutgifter

 

Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter skal påføres hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på.

 

Tilsvarende skal dokumentasjon av bevertningsutgifter angi formålet og hvem bevertningen omfatter.

 

(utdrag fra heftet «orientering om bilagsbehandling» som kan fås ved henvendelse)